Message d’absence sur Outlook : conseils et modèles pour bien l’écrire

Qu’est-ce qu’un message d’absence ?

Vous voilà fin prêt pour partir en vacances, les projets sont terminés, les dernières tâches bouclées ou déléguées aux collègues présents pendant votre absence.

Oui, mais pas si vite !

Une dernière formalité vous permettra de clôturer votre dernière journée de manière professionnelle, et ce, avant d’éteindre votre ordinateur : la rédaction et la programmation d’un message d’absence sur votre messagerie électronique Outlook.

Ce petit message envoyé de manière automatique aux personnes souhaitant vous contacter pour un renseignement indique la durée de votre absence, la date de votre retour et, éventuellement, la personne à contacter en cas de besoin.

Il se révèle donc particulièrement utile, même si un trop grand nombre de personnes a tendance à oublier de l’activer avant leur départ en vacances.

Pourquoi rédiger un message d’absence électronique ?

1. Avertir de votre absence

Quoi de plus évident ! Et pourtant, il n’est pas toujours aisé de savoir qui est présent dans une entreprise, plus particulièrement lorsqu’il y a un grand nombre d’employés ou que certains travaillent à distance.

Cela vaut également lorsque des clients extérieurs à l’entreprise contactent cette dernière afin d’obtenir certaines informations. Aussi, la rédaction d’un message d’absence du bureau permet d’avertir les personnes de votre impossibilité de répondre à leur demande.

Un outil pratique et efficace afin que les personnes puissent planifier leurs journées, organiser leurs projets en amont, et leur éventuel report.

2. Rediriger vers une autre personne compétente

Vous êtes absent, mais parfois remplaçable sur certaines tâches, plus particulièrement en cas d’urgence.

Aussi, n’oubliez pas d’indiquer le nom de la personne référente à contacter si les projets doivent impérativement être finalisés pendant votre absence. Il peut s’agir d’un collègue du département, de votre manager ou de votre chef en personne. Bien sûr, vous aurez pensé à avertir cette personne et demandé son autorisation !

Les informations impératives à indiquer dans votre message d’absence

1. Indiquer l’objet de l’e-mail

Oublier de renseigner l’objet de l’e-mail est une erreur fréquente. Or, c’est une information tout aussi importante que le contenu de l’e-mail lui-même puisqu’elle vient résumer de manière concise sur quoi porte celui-ci.

Un oubli à ce niveau peut, à première vue, donner l’impression que votre e-mail est un courrier indésirable. Cela peut aussi empêcher de le retrouver efficacement au sein de la messagerie électronique, si un client ou un collègue cherche à filtrer ses e-mails.

2. Renseigner les informations importantes

À savoir les dates de votre absence (qu’il s’agisse d’un jour ou de trois semaines de congés), la personne à contacter et comment la contacter (données telles que l’e-mail ou le numéro de téléphone). Vous êtes ainsi assuré de partir l’esprit tranquille.

3. Utiliser les formules de politesse

En guise d’ouverture ou de conclusion de votre e-mail, les formules de politesse font partie de la bienséance et témoignent de votre professionnalisme. Elles ne doivent pas être oubliées.

Quelques formules de salutation :

Bonjour

Cher/Chère

Monsieur/Madame

Très cher/chère

Quelques formules de politesse pour clôturer votre e-mail :

Cordialement

Bien cordialement

Sincères salutations

Je vous prie de bien vouloir recevoir mes plus respectueuses salutations

Les erreurs à éviter lors la rédaction de votre message d’absence du bureau

1. Être familier

Vous évoluez dans une entreprise, avec un entourage professionnel. C’est la raison pour laquelle vos échanges doivent rester cordiaux, quel que soit le support de communication utilisé. Les messages d’absence du bureau en font également partie. Sachez qu’ils seront lus par quiconque vous envoie un e-mail : vos collègues, vos clients, votre manager ou le directeur de l’entreprise.

Raison de plus pour rester professionnel, bref et courtois. Ce message à visée informative doit être le reflet de votre travail : évitez l’humour qui peut être mal perçu ou mal interprété en fonction de la branche dans laquelle vous travaillez. Hors de question, par exemple, de faire preuve de légèreté dans un cabinet d’avocat où vos remarques humoristiques seraient fort peu à propos !

2. Faire des fautes d’orthographe

Un point qui vient compléter le précédent.

Là encore, votre image est le garant de votre professionnalisme. Rédiger un message truffé de fautes d’orthographe ou de fautes de frappe, aussi court soit-il, vient mettre votre image à mal et peut avoir des répercussions sur votre travail. Il en va de même pour les abréviations que vous devrez impérativement bannir de vos messages : exit donc les bjr, cdlt, à un de ces 4 ou à +.

Par conséquent, on relit ses écrits et, pour mettre toutes les chances de son côté, on fait confiance aux services du correcteur orthographique gratuit LanguageTool. Un petit plus non négligeable pour détecter et corriger les éventuelles coquilles qui se seraient glissées dans votre e-mail.

3. Mal renseigner votre message

Enfin, une évidence. Mal renseigner son message d’absence sur Outlook en omettant certaines informations importantes ou en se trompant sur la date de son retour ne donne pas une image très professionnelle de vous.

Pensez à bien vérifier l’intégralité des contacts (personnes référentes) et des données indiquées (e-mails, numéros de téléphone, dates d’absence, etc.)

Modèles de message d’absence sur Outlook

En panne d’inspiration pour rédiger votre message d’absence du bureau ?

Voici deux exemples pour vous aider dans la courte rédaction de votre e-mail.

Exemple de message d’absence n° 1 :

Bonjour,

Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement absent du [date] au [date] et ne suis donc pas joignable. En cas d’urgence, merci de bien vouloir contacter mon/ma collègue Monsieur/Madame [nom du/de la collègue] au [numéro de téléphone] ou à l’adresse suivante : [adresse e-mail].

Bien cordialement,

[Signature]

Exemple de message d’absence n° 2 :

Bonjour,

Je vous remercie pour votre e-mail. Je vous informe que je ne suis actuellement pas disponible du [date] au [date] et ferai de mon mieux pour vous répondre dès mon retour. Vous pouvez contacter mon/ma collègue Monsieur/Madame [nom du/de la collègue] au [numéro de téléphone] en cas d’urgence.

Cordialement,

[Signature]

Exemple de message d’absence n° 3 :

Bonjour et merci pour votre e-mail.

Je suis actuellement en déplacement du [date] au [date] et n’aurai qu’un accès limité à ma messagerie. En cas d’urgence, je vous prie de bien vouloir contacter mon/ma collègue Monsieur/Madame [nom du/de la collègue].

Sincères salutations,

[Signature]

Exemple de message d’absence n° 4 :

Bonjour.

Merci pour l’envoi de votre e-mail. Actuellement en déplacement, je n’aurai pas accès à ma messagerie. Je prendrai connaissance de votre demande dès mon retour, le [date].

En cas d’urgence, veuillez contacter mon/ma collègue Monsieur/Madame [nom du/de la collègue]

Salutations,

[Signature]

Pour finir, n’oubliez pas qu’il est possible d’être un peu plus créatif dans la rédaction de certains messages d’absence.

Certaines entreprises (start-up, par exemple) permettent plus de liberté et de créativité dans la rédaction des écrits : à vous de bien vous renseigner sur l’esprit de l’entreprise dans laquelle vous travaillez afin d’employer le bon ton dans toutes vos communications.

Bonnes vacances à vous !