Cómo escribir un mensaje de fuera de la oficina | Ejemplos
¿Te vas de vacaciones y necesitas redactar un mensaje de “fuera de la oficina” y programarlo en tu dirección de correo electrónico? Te ayudamos a hacerlo paso a paso y te mostramos ejemplos de “mensajes de fuera de la oficina” para distintas situaciones.
Gracias por tu mensaje.
Actualmente, estoy de vacaciones y sin acceso al correo electrónico.
Trataré de contestarte lo antes posible a mi vuelta a partir del día [Fecha].
Si tienes algún tipo de consulta o asunto urgente, mi compañero [Nombre completo] te ayudará durante mi ausencia.
Si quieres ponerte en contacto con él/ella, puedes hacerlo en el correo electrónico [Correo electrónico].
Gracias por tu comprensión.
Un saludo,
[Tu nombre]
¿Qué es un mensaje de “fuera de la oficina”?
Existen diversas razones por las cuales puedes necesitar escribir y programar un mensaje de fuera de la oficina en la dirección de correo electrónico que utilices cuando trabajas.
Pero antes de analizar las razones por las que deberías redactar o guardar como plantilla alguno de estos ejemplos de mensajes de fuera de la oficina antes de irte de vacaciones o ausentarte durante una temporada, veamos qué es exactamente un mensaje de fuera de la oficina.
Un mensaje de fuera de la oficina no es más que un texto breve y conciso que puedes programar en tu correo electrónico, sin importar si es Outlook, Gmail, etc., para que la persona que intente ponerse en contacto contigo durante el tiempo que estés ausente lo reciba como respuesta automática.
En muchas oficinas y empresas más internacionales es habitual referirse a este tipo de mensajes por su nombre en inglés “out of office” o, incluso, usar las siglas “OOO” que hacen referencia a este concepto.
Tanto si lo llamas fuera de la oficina como si lo llamas “out of office”, la persona que te escriba se dará cuenta de que no estás disponible y podrá saber cuándo lo estarás de nuevo o qué deben hacer durante tu ausencia gracias a este mensaje.
¿Para qué sirven y por qué establecer un “mensaje de fuera de la oficina”?
¿Has enviado a un cliente o a un compañero de trabajo un correo electrónico y no has recibido ninguna respuesta? Esa persona puede estar de viaje, de baja por enfermedad o quizá de baja maternal o paternal. En cualquier caso, para no dejarte esperando una respuesta, la persona con la que quieres contactar debería haber programado un mensaje automático informando de su ausencia.
Para parecer más profesional es conveniente redactar un mensaje de fuera de la oficina que puedas usar como plantilla en el futuro. En adelante, solo tendrás que editarlo y adaptarlo a cada ocasión.
Al notificar que estás fuera de la oficina o sin acceso al correo electrónico por un tiempo limitado, causas una mejor impresión y ahorras tiempo a los demás.
A través de tu mensaje automático de fuera de la oficina, la persona que te escriba, sabrá:
- A quién contactar o qué hacer en tu ausencia
- Hasta cuándo estarás ausente y no disponible
- A quién contactar en caso de una urgencia real
¿Qué tipo de mensajes de fuera de la oficina existen?
Necesitarás un mensaje de fuera de la oficina tanto si te vas dos días de vacaciones como si estás cinco meses de baja maternal o paternal.
Los mensajes de fuera de la oficina varían en función del motivo de la ausencia. Suelen agruparse en notificaciones por:
- Vacaciones
- Baja por enfermedad
- Baja maternal o paternal
- Días de asuntos propios o asistencia a algún taller o seminario
Estructura de un mensaje de fuera de la oficina
Te estarás preguntando, ¿cómo puedo poner un mensaje de fuera de la oficina en Teams, Outlook o Gmail? ¿Cómo establecer un mensaje automático de ausencia en la oficina en mi correo electrónico? Antes de preocuparte por la parte más técnica de este proceso, debes aprender a redactar paso a paso un mensaje de fuera de la oficina.
Esta es la información esencial que debe incluir la plantilla que utilices al escribir un mensaje de fuera de la oficina:
- Cuánto tiempo vas a estar ausente
- Causa por la que vas a estar ausente
- Un correo electrónico y una persona de contacto por si fuera necesario obtener ayuda de otra persona durante tu ausencia
- Recuerda indicar el primer y último día en el que no estarás disponible y la fecha exacta de tu reincorporación al trabajo.
- En cuanto a la causa de tu ausencia, no es 100 % obligatorio incluirla y, sobre todo, recuerda que no hace falta dar muchos detalles. Solo debes indicar la causa general, es decir, si estás ausente por enfermedad, vacaciones, etc.
Estas son las partes esenciales que debes incluir al establecer un mensaje de fuera de la oficina:
1) Saludo y agradecimiento
Se trata de un saludo general, no demasiado formal y en el que puedes utilizar un lenguaje cordial y cercano. Es habitual, como en cualquier otra respuesta a un correo electrónico, dar las gracias por intentar contactar contigo.
2) Motivo de la ausencia
En esta sección del mensaje debes explicar de manera breve y concisa por qué no estás disponible.
3) Indicar la fecha de tu ausencia
Debes especificar el periodo de tiempo en el que estarás ausente y el día exacto de tu regreso al trabajo o a la oficina.
4) Contacto de referencia
Es la parte más importante junto a la fecha de la ausencia. Es una buena idea añadir el nombre de la persona con la que deben ponerse en contacto si tienen alguna duda o necesitan ayuda. Recuerda incluir también el correo electrónico exacto donde pueden hacerlo.
Es conveniente especificar si este contacto es solo para asuntos realmente urgentes o si pueden contactar con esta persona para tratar cualquier otro asunto no urgente.
5) Cierre o despedida
Debe ser una despedida genérica y amable, pero también puedes añadir un toque más personal si lo deseas.
Elige el primer y último día el que se enviará el mensaje automático de ausencia, añade un asunto y pega en el espacio dedicado al mensaje de ausencia alguna de las plantillas ejemplo de fuera de la oficina que hemos creado para ti. Haz clic en “Guardar cambios” y este mensaje de fuera de la oficina se enviará según lo hayas configurado.
Plantillas ejemplo de mensajes de fuera de la oficina
Recuerda siempre ponerte un mensaje de fuera de la oficina antes de ausentarte, aunque sea un día o unas cuantas horas. Estos son algunos ejemplos de mensaje de fuera de la oficina que puedes programar como respuestas automáticas durante tu ausencia:
1) Mensaje de fuera de la oficina por vacaciones
[Tu nombre]
2) Mensaje de fuera de la oficina por baja por enfermedad
3) Mensaje de fuera de la oficina por baja maternal o paternal
4) Mensaje de fuera de la oficina por días de asuntos propios u asistencia a algún taller o seminario
[Tu nombre]
Estos son algunos ejemplos y plantillas de mensajes de fuera de la oficina que te permitirán ahorrar tiempo y esfuerzo cada vez que te ausentes del trabajo. No obstante, recuerda que debes personalizar y editar mínimamente el mensaje en función del motivo de la ausencia.
Gracias a LanguageTool puedes estar seguro de que no cometerás ninguna falta de ortografía o gramatical en tu mensaje.
Ahora ya sabes qué mensaje tienes que ponerte en Teams, Gmail, Outlook o cualquier otro servidor cuando estés de vacaciones y fuera de la oficina. ¡Tus clientes y compañeros de trabajo te lo agradecerán!
- Redactar y programar un mensaje de fuera de la oficina en Gmail, Outlook o cualquier dirección de correo que utilices es crucial para tu trabajo y para facilitar tus relaciones laborales durante cualquier tipo de ausencia.
- Emplear una plantilla ejemplo de mensaje de fuera de la oficina puede ahorrarte mucho tiempo.
- Un mensaje de fuera de la oficina debe incluir: la fecha de la ausencia y fecha de regreso al trabajo, por qué estás ausente y cómo y con quién pueden contactar mientras no estés disponible.
- No te olvides de usar LanguageTool después de redactar tu mensaje de fuera de la oficina para corregir su ortografía, gramática y estilo. Te asegurarás de que no contenga ningún tipo de falta.
