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Écrire un e-mail parfait : quelques conseils simples
L’e-mail (mél ou encore courriel, contraction des termes courrier et électronique) fait partie de notre quotidien au même titre que les réseaux sociaux. En raison de son immédiateté et de sa simplicité, il compte parmi les moyens de communication préférés des Français et a lentement, mais sûrement, supplanté la traditionnelle lettre. Et pour cause, près de 250 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour dans le monde entier.
En effet, l’e-mail adopte un caractère moins formel que la lettre manuscrite dont les formalités semblent, au premier abord, plus complexes : en-tête, adresses, date, signature, etc.
Il n’en reste pas moins que l’e-mail, en fonction du destinataire à qui il s’adresse, se doit de respecter certaines règles, plus particulièrement dans le milieu professionnel.
Voici quelques conseils, étape par étape, pour bien rédiger un mail sans commettre d’impairs.
Structure d’un e-mail : que prendre en compte pour bien le rédiger ?
Rappel :
Veillez à utiliser une adresse e-mail neutre, en général votre nom et votre prénom, séparés par un point ou un trait d’union : [email protected], par exemple.
Exit les « choupinettedu17 » ou « gégédubouchonnois » !
1. L’objet
Souvent oublié, l’objet désigne, de manière succincte, mais précise, le contenu de votre courriel. Il s’agit d’un petit résumé permettant d’avoir un bref aperçu de ce dont vous allez parler dans votre e-mail lorsque celui-ci arrive dans la boîte de messagerie de votre destinataire.
Un élément clé, trop souvent oublié lors de la rédaction d’un e-mail !
Or, pensez que certains courriels atterrissent dans vos courriers indésirables (ou spams) : l’absence d’objet peut faire croire que votre e-mail n’est qu’une simple publicité ou une tentative d’hameçonnage.
Qu’est-ce que l’« hameçonnage » ?
L’hameçonnage, également nommé « phishing » en anglais, est une technique frauduleuse sur Internet visant à obtenir les coordonnées bancaires ou les identifiants de connexion d’une personne afin de lui soutirer de l’argent. Certains courriels d’apparence légitime peuvent être la cible de cette pratique.
Comment s’en prémunir :
- Ne jamais communiquer ses coordonnées bancaires ou ses identifiants de connexion par courriel
- Installer un antivirus sur son ordinateur
- Toujours vérifier que la page ouverte est sécurisée (l’adresse du site Internet commence par « https:// »)
- Supprimer immédiatement les courriels douteux et ne jamais cliquer sur les liens qu’ils peuvent contenir dans le corps du message
Exemples d’objets courts et percutants pour vos e-mails :
- Demande de rendez-vous le 14 septembre
- Visite d’appartement à Lille
- Réunion de copropriété résidence Les Mimosas
- Visite de contre-expertise
- Contrat de location garage Paris
- Résumé du protocole du 28/07/23
- Brunch dimanche 20 août 11 h
- Réponse enquête en ligne
- Location appartement Nîmes
- Demande de renseignements cours de français à domicile
- Entretien candidature pour le poste conseiller de vente
- Signature contrat de vente studio Dunkerque
Quelles erreurs éviter dans la rédaction de l’objet de votre e-mail ?
Évitez de rester abstrait dans l’objet de votre e-mail : votre message doit être ciblé et rester clair et informatif.
De même, il est inutile de formuler des phrases complètes sous peine de ne plus voir l’intégralité du message dans l’onglet de l’objet. Ne retenez que les mots-clés indispensables à la bonne compréhension de votre e-mail.
Types d’objets à éviter :
- Urgent
- Informations
- Demande
- Re : AW : Re : AW : Re : AW : signature contrat
2. La formule d’appel
Comme une lettre, il est impératif de commencer votre message en employant une formule d’appel ou formule de politesse pour interpeller le destinataire.
Là encore, cette formule est parfois négligée, ce qui peut mettre à mal votre sérieux, plus particulièrement lorsque vous adressez votre e-mail à une personne importante (directeur, collègue, président-directeur général, etc.). Optez pour une formule d’appel respectueuse et polie, base de tous les échanges.
Attention !
Une formule d’appel est toujours suivie d’une virgule.
- Monsieur Maudran,
La formule la plus simple consiste à employer Madame ou Monsieur, éventuellement suivi du nom de la personne :
- Madame, Monsieur,
- Madame Leclerc,
- Monsieur Loisel,
Remarque :
Si la personne possède un titre hiérarchique (président, directeur, etc.), n’oubliez pas de l’employer dans la formule d’appel !
- Madame la Présidente,
- Monsieur le Directeur général,
Exemples de formules d’appel courantes :
- Madame, Monsieur,
- Madame Lefèvre,
- Chère Madame,
- Cher Monsieur,
3. Le corps du message
Le corps de l’e-mail désigne son contenu. Sa rédaction nécessite de respecter certaines règles afin de bien saisir la teneur du message.
- Structurez votre message : construisez votre courrier de manière linéaire afin de rester compréhensible, et donc agréable à lire.
- Rédigez des phrases courtes : misez sur des phrases concises. Les phrases trop longues peuvent rapidement faire perdre le fil à votre destinataire et donner une certaine confusion à l’ensemble. Optez également pour un vocabulaire simple et laissez de côté, si possible, le jargon trop technique.
- Aérez vos paragraphes : évitez les textes trop denses en espaçant les paragraphes pour que votre texte « respire ».
- Utilisez des puces : aussi nommées « bullet point », les puces permettent de créer des listes et d’avoir un aperçu clair et transparent de tâches à effectuer.
- Corrigez les fautes d’orthographe et de vocabulaire : cela vaut également pour la grammaire, la ponctuation, la conjugaison ou le style de votre texte ! Évitez les pléonasmes (par exemple, au jour d’aujourd’hui), les redondances et les solécismes que l’on retrouve fréquemment dans le langage courant.
Notre astuce :
La lecture d’un e-mail prend en général quelques minutes seulement. Votre destinataire a souvent peu de temps à accorder à cette tâche. Pour lui faciliter la tâche, pensez à isoler en gras les termes clés de votre e-mail : il sera plus facile à lire et le message n’en sera que plus clair.
4. La formule de politesse
C’est elle qui vient clore votre message sur une note respectueuse et positive : aussi, les formules de politesse sont indispensables et doivent rester professionnelles.
Bannissez le langage familier (verlan), les abréviations, les émojis ou les formules qui viendraient entacher votre professionnalisme et mettre à mal votre sérieux. En bref, restez courtois !
Remarque :
La formule de politesse est toujours séparée du corps du message par un alinéa, c’est-à-dire un retour à la ligne.
Formules de politesse à éviter en fin de courriel :
- À +
- Bisous
- Ciao
- La bise
- Plein de bisous
Exemples de formules de politesse à employer :
- Bien à vous
- Bien cordialement
- Cordialement
- Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées
- Salutations cordiales
- Salutations distinguées
- Sincères salutations
5. La signature
Essentielle, comme dans une lettre manuscrite, la signature peut être agrémentée d’autres informations afin d’apporter de plus amples détails sur votre personne.
Dans les courriels d’entreprise, la signature est notamment complétée par :
- Le poste occupé
- Le nom de l’entreprise
- Les coordonnées de l’entreprise
- L’adresse e-mail et/ou le numéro de téléphone de la personne
Modèles de courriels formels : 3 exemples
Que vous rédigiez un message d’absence sur Outlook, un mail de candidature, un e-mail de relance ou une réponse à une petite annonce, il peut parfois être nécessaire d’avoir recours à des modèles pour nous simplifier la tâche.
Voici 3 exemples de courriels à adapter en fonction de vos besoins.
- Exemple d’e-mail formel n° 1
Objet : Location appartement Ax-Les-Thermes
Chère Madame Tellier,
Votre annonce parue sur Internet a retenu toute mon attention. Je suis, en effet, à la recherche d’un appartement à louer pour la semaine du 15 août et votre appartement semble convenir à mes attentes. Serait-il disponible à la date indiquée ?
Sincères salutations,
Alain Deloin
- Exemple d’e-mail formel n° 2
Objet : Documents candidature pour le poste de conseiller de vente
Monsieur Lefèvre,
À la suite de notre entretien du 10 octobre, je vous prie de bien vouloir trouver les documents que vous m’avez demandés : CV, lettre de motivation et diplômes de fin d’études.
Bien cordialement,
Georges Cloné
- Exemple d’e-mail formel n° 3
Objet : Candidature poste chargé de clientèle après-vente
Cher Monsieur Monin,
Je me permets de proposer ma candidature pour le poste de chargé de clientèle après-vente.
Ma formation ainsi que mes précédentes expériences m’ont permis d’acquérir de solides connaissances que je souhaite à présent mettre à profit de votre entreprise. Je vous prie de bien vouloir trouver en pièce jointe mon CV et me tiens à votre disposition pour de plus amples informations.
Salutations distinguées,
Laurent Delamousse
Un doute sur la manière d’écrire un e-mail ?
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